Arrancar um restaurante pequeno com XD Rest: checklist de 1 semana

Quando abre um restaurante pequeno (um café com almoços, uma tasca de bairro, um restaurante familiar de 12-20 mesas), o software POS é a última coisa que entra — e a primeira que se nota quando falha. Este artigo é o cronograma real de sete dias, da chegada do hardware ao primeiro almoço com clientes, que usamos em instalações de XD Rest.

Não é receita rígida — é o fio condutor que repetimos em várias instalações por ano desta dimensão, com a maior parte das surpresas já antecipadas.

Pressupostos

• Restaurante pequeno (até 30 lugares).
• Menu estável, entre 30 e 60 pratos.
• 1 posto de caixa + 1-2 tablets para empregados de mesa (XD Orders).
• Impressora de talões + impressora de cozinha.
• Opcional: gaveta automática Cashlogy, ecrã de cozinha (XD Kitchen Display).

Dia 1 — Instalação física

O que faz a RM:

• Recebe hardware (terminal all-in-one, impressoras, leitores, tablets, gaveta).
• Confere com a lista de entrega.
• Posiciona o terminal, passa cablagem (rede, alimentação).
• Liga impressora térmica ao terminal (USB ou rede), testa papel.
• Liga impressora de cozinha ao terminal, configura IP fixo.
• Se houver Cashlogy: instala, conecta e calibra (dia inteiro se for a primeira vez).

O que faz o cliente:

• Confirma pontos de alimentação e rede.
• Decide onde fica a impressora de cozinha.
• Recolhe menu final com preços e alergénicos.

Dia 2 — Configuração do servidor e da base de dados

• Instala Windows Pro no terminal (ou valida instalação).
• Instala XD Rest + SQL Server.
• Cria base de dados inicial, configura utilizadores e permissões.
• Configura séries de documentos (facturas-recibo, facturas simplificadas).
• Configura taxas de IVA (6%, 13%, 23% aplicadas a cada família).
• Testa emissão de um documento de cortesia.

Dia quase todo de ficheiros e menus — o cliente não precisa de estar presente.

Dia 3 — Salas, mesas e artigos

• Salas: sala principal, esplanada, reservado. Coordenadas no ecrã do POS.
• Mesas: numeração, capacidade, ligação à sala. Este passo é mais político que técnico — envolve o dono a decidir números.
• Famílias de artigos: Entradas, Sopas, Carnes, Peixes, Pratos do dia, Sobremesas, Cafés, Bebidas frias, Bebidas alcoólicas.
• Artigos individuais: 30-60 entradas, com preço, IVA e destino de impressão (cozinha ou bar).

Dia 4 — Menu, promoções e fluxo

• Pratos do dia (template para alteração rápida).
• Menus promocionais (almoço executivo, menu criança).
• Descontos pré-definidos (10%, 20%, “cortesia”).
• Teclas rápidas no POS — bebidas mais vendidas, cafés, sobremesas.
• Fluxo de pedido: mesa → pedido → cozinha/bar → prato pronto → conta.

Este é o dia em que se testa a lógica: “um cliente senta, pede 2 bifes e uma sopa, e queremos que no talão de cozinha apareça uma linha por prato e no talão do bar apenas a sopa”. Ajusta-se até ficar certo.

Dia 5 — Tablets (XD Orders) e formação dos empregados

• Configuração dos tablets XD Orders, ligação ao servidor.
• Instalação da app, testes de sincronização.
• Formação da equipa — 1 hora por turno:
  • Abrir mesa, adicionar artigos, dividir conta, transferir mesa.
  • Emitir talão de cozinha, fechar mesa.
  • Emitir factura simplificada, factura com NIF.
  • Aceitar pagamento em dinheiro, multibanco, MB Way.

Se tiver Cashlogy: formação extra de 30 min. O operador tem de saber abrir turno, fechar turno e reabastecer.

Dia 6 — Simulação de serviço

• Serviço simulado — a equipa faz pedidos falsos, testa fluxo completo.
• Identificamos fricções:
  • Quais teclas ficam mal posicionadas.
  • Quais pratos faltam no menu.
  • Quais impressões não saem à distância esperada.
• Ajustamos em tempo real. A tarde termina com o sistema afinado.

Dia 7 — Arranque oficial

• Primeiro serviço real, tipicamente ao almoço.
• Técnico RM presencial ou em linha directa por 2-3 horas.
• Ajustes cirúrgicos após as primeiras mesas.
• Ao fim do turno, fecho de caixa acompanhado, validação contra dinheiro físico.

Do 2.º dia em diante, a equipa opera sozinha com o suporte por telefone ou remoto. Marcamos ponto de situação 1 semana depois para ajustes finos e dúvidas acumuladas.

O que corre mal (se não se prevenir)

• Menu final em cima da hora. Se o dono ainda está a decidir preços na véspera, o dia 4 atrasa e cai no dia 6. Evita-se exigindo menu fechado no dia 2.
• Rede Wi-Fi instável — os tablets dependem disto. Se a rede é doméstica, reforçar antes do dia 5.
• Impressora de cozinha longe do balcão — comprimento de cabo errado, IP errado, impressora que hiberna. Testar no dia 2, não no dia 7.
• TPA multibanco ainda pendente com o banco — pode demorar. Confirmar 2 semanas antes.

O que a RM faz

• Instalação completa em 7 dias úteis.
• Formação presencial da equipa.
• Apoio no arranque com técnico disponível.
• Cashlogy integrada se for esse o caminho — ver comparativo Cashlogy vs CashDro.
• Pack de horas para acompanhamento nos primeiros meses.

Próximo passo

Se abres restaurante nos próximos 2 meses, o momento de falar connosco é agora — com antecedência, o cronograma encaixa. À última hora, a qualidade cai.

Pedir proposta XD Rest ou agendar demonstração.

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Links relacionados:

• XD Rest — ficha completa do produto
• Cashlogy POS 1500 — gaveta automática para restauração
• Cashlogy vs CashDro — qual faz mais sentido
• Hardware POS — terminais, impressoras, tablets